파일명 그리고 버전 관리에 대해서

오늘은 조금 색다르게, 엑셀의 외적인 것에 대해서 이야기 해볼까 합니다. 파일명과 버전 관리에 대한 것인데요. 중요한 업무 습관임에도 불구하고, 간과하는 경우가 많은 것 같습니다. 그러나 다름 사람과의 협업, 자료의 관리라는 측면에서 보면 정말 중요한 요소입니다. 

파일명과 버전관리에 있어서 가장 중요한 원칙은 바로! 일하고 계신 회사/팀의 Rule을 준수하라는 것입니다. 여러 사람과의 공통된 약속이므로 (만약 더 좋은 파일명/버전 관리 idea가 있다해도) 혼자만 다른 것을 쓰는 것은 전체적인 입장에서는 마이너스이기 때문입니다. 

다만, 회사/팀에 특별한 Rule이 없는 경우라면 아래 제가 권해드리는 방법을 참고하시는 것도 나쁘지 않을 것 같습니다. 

제가 추천 드리는 방법은 파일명의 구성을 주제_날짜_버전의 형태로 하라는 것입니다. 예를 들어 '엑셀노하우모음_130109_v0.1.xls', '경영리포트_130101_v1.0.doc' 이런 형태인데요. 제가 사용하는 기본적인 형태의 파일명/버전 관리인 동시에 파워풀한 방법입니다. 

파일명/버전관리를 처음 접하는 분들은 굳이 힘들게 날짜도 넣고, 버전까지 넣어야 하느냐고 생각하실 수 있는데, 저는 꼭 둘다 넣으라고 강조 드리고 싶습니다. 

날짜를 넣으시면 한참 후에 다시 파일을 보시더라도 언제 만들어졌는지 아실 수 있을 뿐만 아니라 여러 파일간의 작성 순서를 파악하실 수 있습니다.
( 날짜는 yyyymmdd형태로 넣으셔도 되고, yymmdd형태도 깔끔하고 좋습니다. )

버전은 최신 버전을 구별해 내기 위함이면서 동시에 옛날 버전을 보관하기 위함입니다. 하루에도 여러 번 수정할 일이 생기는 데 하나의 파일에 계속 저장하는 경우에는 옛날 상태로 되돌리기가 참으로 어렵습니다. 예를 들어 막상 수정해서 저장했는데, 수정 자체가 필요없어져서 수정하기 전으로 되돌려야 하는 경우에 참 막막해질 수 있습니다. 

그래서 파일명을 바꾸어 저장할 필요가 있는 것입니다. 그렇다고 파일명에 '수정', 'EDIT' 등 임의로 표식을 추가하는 경우가 있는데 임시 방편으로는 나쁘지 않으나 여러 번 파일을 고쳐야 하는 경우에는 어느 게 가장 마지막으로 고친 것인지 알 수 없는 단점이 있습니다. 그래서 추천드리는 방법은 'v major number 쩜 minor number' 형태로 버전 번호를 파일 명에 추가하는 것 입니다. v0.1 > v0.2 > v0.5 > v0.7 ....

버전 번호 자체에 엄격한 의미를 부여해서 관리하실 수도 있습니다만, 일반적으로는 가장 높은 번호가 가장 최신의 파일이라는 것만 지켜서 관리해주셔도 충분하게 효과를 보실 수 있습니다. 

파일을 좀 체계적으로 관리해봐야하지 않을까 하고 느끼셨던 분들은 한 번 날짜와 버전 번호를 넣어서 시도해보시기를 권해 드립니다.