SUBTOTAL을 이용해 데이타 집계 라인 만들기

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데이타 첫 행에 SUBTOTAL을 사용해 데이타 집계 라인을 만들 수 있다.

엑셀에서 자료 관리를 할 때 첫 행에 데이타들의 제목을 쓰고, 두 번째 행 부터 실제 데이터들을 채워 가는 게 보통입니다. 사고 싶은 책의 목록을 작성한다고 하면 아래 예제 처럼 작성할 수 있겠죠. 

첫 행에는 어떤 정보를 채울 것인지 적고, 두 번째 행부터 실제 책들 정보가 위치 하게 됩니다. 

만약 누군가 마음씨 좋은 사람이 있어서, 사고 싶은 책 다 사줄테니 얼마면 돼? 라고 물어본다면, 어떻게 해야 할 까요? 아마 두 가지 방법이 있을 것입니다. 

첫번째는 D8셀에 SUM함수를 이용해서 D2:D7을 모두 더하거나,  두번째는 D2:D7까지 드래그하여 화면 하단에 표기 되는 정보를 이용할 수 있습니다. 

[첫번째: SUM]

[두번째: 드래그하여 화면 하단 정보 이용]

그러나 두 가지 모두 한계가 존재합니다. 두 번째 방법의 경우 필요할 때 마다 드래그를 해주어야 한다는 불편함이 존재하며, 첫번째 방법의 경우 사고 싶은 책이 하나씩 늘어날 때 마다 SUM함수의 위치와 범위를 잘 조절해주어야 하죠. 

데이타가 수백, 수천줄로 늘어나게 되면 두 방법 모두 사용하기 어렵겠죠?

그래서 저는 데이타 관리를 하실 때 첫 행을 비워 두시고, 두번째 행부터 제목을 쓰시는 것을 제안 드립니다.  그리고 첫 행은 SUBTOTAL을 이용해서 실시간 집계 라인을 만드는 것이죠.

아래 예제 처럼 말이죠. 

D1셀을 보시면 SUBTOTAL 함수의 9번 기능인 SUM 기능을 통해, 책 값을 모두 더 하고 있습니다. 이렇게 해두면 바로바로 총합이 얼마인지 알 수 있겠죠? 또 B1셀을 보시면 6이라는 숫자가 보이시죠? 

이건 SUBTOTAL 함수의 3번 기능인 COUNTA 기능을 통해 책의 권수를 표시하는 것 입니다. 

SUBTOTAL(3, B3:B200)  -> 요렇게 입력하시면 됩니다.

여기서 데이타는 8행까지 밖에 없는데, B3:B200 즉 200행까지 했느냐 하면 혹시나 추가될 데이타들을 위한 여유 공간을 마련하는 것입니다. B3:B8 이렇게만 하면 데이타가 한 줄 더 추가되었을 때 제대로 반영하지 못 하고 잘못된 정보를 주게 됩니다. 그러므로 충분히 큰 수치를 주시는 거이 좋습니다. 엑셀이 알아서 잘 계산해 줄 것입니다. 

실은 위와 같이 데이터 관리를 했을 때의 장점은 필터와 함께 조합해서 사용할 때 나타나게 됩니다. 우선 모든 책을 사는 데 드는 돈이 얼마인지는 알 수 있으니, '문학'책들만 사려면 얼마인지 볼까요?

2행 아무셀(ex B2셀)에 커서를 놓고, CTRL + SHIFT +  L 을 눌러서 필터를 만들어 줍니다. 

CTRL + SHIFT + L 단축키도 알아 놓으시면 편합니다. 필터를 만들고 해제해주는 단축키입니다. 어떤 경우에는 필터 조건을 일일이 해제하는 것보다 필터를 없앴다가 다시 만드는 게 빠를 수도 있습니다. CTRL+SHIFT+L 만 두번 눌러주면 되니까요.

그리고는 분류에서 문학만 골라줍니다. 그러면 목록에서 문학에 해당 하는 것만 남게 되고, D1셀에는 문학 책들의 값만 합산되게 됩니다. 문학책은 3권이며, 총 35,500원이라는 것을 보실 수 있습니다. 바로 SUBTOTAL의 힘이죠.

이상 SUBTOTAL을 이용해 데이타 집계 라인을 만들어 보았습니다. 데이타 관리할 때 요기하게 쓰일 수 있는 방법이오니 한 번 사용해보시기를 제안 드립니다.